Aunque el Protocolo Familiar (Family Constitution, según nuestros vecinos anglosajones) es una herramienta todavía desconocida para muchos, lo cierto es que su popularidad está creciendo al ritmo que se acrecientan las inquietudes entre los familiares socios de una empresa acerca del modo en que gestionar adecuadamente las relaciones entre la familia y la empresa y, sobre todo, respecto de lo que podríamos llamar «relevo generacional».

Pues bien, la única referencia legal al Protocolo Familiar la encontramos en el RD 171/2007, de 9 de febrero, por el que se regula la publicidad de los protocolos familiares, cuyo art. 2.1, precisamente, señala que “se entiende por protocolo familiar aquel conjunto de pactos suscritos por los socios entre sí o con terceros con los que guardan vínculos familiares que afectan una sociedad no cotizada, en la que tengan un interés común en orden a lograr un modelo de comunicación y consenso en la toma de decisiones para regular las relaciones entre familia, propiedad y empresa que afectan a la entidad”. Dicho de otro modo, se trata de un acuerdo marco, de naturaleza ciertamente compleja, que contiene las reglas a que han de ajustarse los familiares socios de una empresa, tanto actuales como previsiblemente futuros, con el fin de garantizar la convivencia entre la familia, la empresa y, en su caso, los propietarios. De modo que sea factible, además, pensar en dar continuidad a la empresa a través de la siguiente generación de la familia sin que esta se vea abocada a su desaparición a consecuencia del cambio generacional. El objetivo estratégico, por tanto, de este instrumento, es evidente: mantener la propiedad, el gobierno y la gestión del negocio en el entorno familiar.

El lector más perspicaz quizá tenga la natural tentación de pensar que para ello ya tenemos los estatutos de la sociedad. Y eso es cierto, pero solo en parte, pues lo recogido en los estatutos sociales, por lo general, resulta insuficiente para garantizar esa “convivencia” a la que hacíamos referencia. Las empresas familiares suelen precisar que se regulen aspectos que habitualmente quedan fuera de los habituales estatutos sociales, como podrían ser:

• el modo en que pueden acceder los familiares a los órganos de gobierno de la sociedad
• las condiciones para la sucesión o cambio generacional
• pactos intrafamiliares
• ética y principios extrasocietarios
• la preparación de los futuros directivos
• los métodos de resolución de conflictos (disparidad de criterios, tratos de favor…)
• las relaciones tanto económicas como profesionales que surgen entre los familiares socios y la empresa.

Y no solo las anteriores, pues el contenido del Protocolo Familiar no está vinculado por norma alguna, de manera que puede comprender, por consenso, cuantas cuestiones resulten importantes para la familia en función de sus propias necesidades. Por ello, no basta con encadenar en un documento cuestiones estrictamente jurídicas, económicas o fiscales —que es lo que algunos parecen plantear—, sino que resulta conveniente confeccionar el Protocolo tomando en consideración incluso aspectos emocionales o de conservación del patrimonio familiar; ajenos, en principio, al interés económico de la empresa y la obtención de beneficios). No en vano, la experiencia nos muestra que las empresas familiares que mayores éxitos han cosechado son aquellas que han sabido combinar sabiamente los valores tradicionales con las aportaciones tecnológicas y de innovación que las nuevas generaciones de la familia pueden ofrecer: como la salida al entorno digital, la globalización o el nivel de formación multidisciplinar.

Razones, todas ellas, que, además, sugieren la conveniencia de que el acuerdo vaya «evolucionando» de forma alineada con los intereses cambiantes de la familia. Es por ello por lo que es menester aplicar recurrentemente las revisiones necesarias, abrir debates con la familia, guiarla para que se alcance el consenso y adaptar el Protocolo a nuevas coyunturas.

En la práctica, la aparición de conflictos entre los familiares socios o entre la familia y la empresa —o parte de ella— es la que provoca la petición de auxilio urgente a los profesionales en esta materia; lo que, a su vez, puede derivar en decisiones poco meditadas de corto recorrido. Lo idóneo, por ello, es anticiparse a la aparición de estos conflictos y asesorarse para la confección temprana de este tipo de acuerdos; cuanto antes, mejor, mientras entre las partes reine, todavía, la concordia. Este es el marco más propicio para que la familia adquiera el grado de compromiso necesario si de lo que se trata es de que el Protocolo Familiar resulte exitoso.

Para su elaboración, se precisa, inicialmente, la involucración de todos los socios miembros de la familia. En esta fase, además, procede explicarles en qué consiste esto del Protocolo Familiar y cuáles son los objetivos; se resuelven las dudas y se implanta la transparencia como criterio conductual. Se asientan, de este modo, los cimientos para un programa estratégico familiar.

A continuación, como resulta lógico, es necesario conocer el estado actual de la empresa y de los familiares socios. Las notas definitorias de esta fase son la confidencialidad y, de nuevo, la transparencia o, si se prefiere, la sinceridad de los implicados. Se realiza, en este momento, un diagnóstico de los rasgos distintivos de cada implicado y se esbozan las estructuras jurídicas, participativas y gubernativas de todos ellos con respecto a la empresa. Ese mapa mental permite al experto elaborar un informe con las recomendaciones para la elaboración del Protocolo Familiar.

Bajo la batuta del experto, la familia consensua su compromiso con el proyecto de empresa familiar y este acto precipita en un acuerdo, preferiblemente escrito y firmado, sobre cuestiones como qué tipo de empresa son y hacia dónde quieren dirigirse, qué esperan del negocio familiar y bajo qué circunstancias se apartarían de él. La transcendencia de este documento es meramente simbólica.

Seguidamente, se han de consensuar las directrices que regirán el gobierno de la empresa y la distribución de cargos. Así como las normas que regularán la entrada y salida de los implicados, la propiedad stricto sensu, su relación con la empresa, las cuestiones económicas y, como dijimos antes, la manera de resolver los eventuales conflictos para minimizar los daños. Los acuerdos se registran para luego ser incorporados al documento final.

Es momento, entonces, de redactar el Protocolo Familiar sobre la base de toda la información recabada en las fases anteriores. Y aquí conviene implicar a profesionales de diversos ámbitos, como el tributario, por ejemplo. En una reunión general con la familia y estos profesionales, que puede servir para resolver las últimas dudas, se agenda la firma del Protocolo.

Con su firma, se activan todas las normas del acuerdo y se ponen en marcha otros instrumentos accesorios que han de coadyuvar al desarrollo del Protocolo, como la elaboración de un código de buen gobierno corporativo.

En esta fase final, por otra parte, es donde se concentran los pactos parasociales. Y suele ser aprovechada, además, para revisar y modificar los contratos matrimoniales (en rigor: las capitulaciones) e incluso los testamentos ya otorgados.

Dicho lo cual, convendrá el lector con nosotros en que es en el proceso de confección, y no tanto en el documento en sí, donde reside la esencia de esta herramienta puesta a disposición de las familias empresarias, por lo que resulta absolutamente imprescindible contar con un equipo de profesionales multidisciplinar y experto en la materia, como el que tenemos en Carbonell Abogados. Contacte con nosotros y estaremos encantados de ofrecerle un completo asesoramiento en las cuestiones que atañen a este instrumento societario y en cómo puede colaborar a la continuidad de su negocio.